Google Drive: il File Server in Cloud del Setificio

Ciascun utente @setificio.edu.it ha a disposizione uno spazio sul Google Drive  scolastico per uso personale, che dovrebbe contenere solo file di supporto alla attività istituzionale (ad esempio per gli Studenti gli appunti, i compiti svolti; per i Docenti: le bozze dei piani di lavoro, le tracce per le verifiche) ed i pochissimi file personali (ad esempio per Docenti ed ATA: richieste di astensioni dal lavoro, ecc).

Tutti i documenti ufficiali finali (ad esempio per i Docenti: i verbali dei CdC, i piani di lavoro, i programmi svolti, ma anche i documenti di lavoro a più mani come quelli di Dipartimento) devono invece essere salvati nelle cartelle condivise degli anni scolastici (in Google Drive), accessibili con le opportune autorizzazioni, che così diventano il FileServer in Cloud della scuola.

Le principali motivazioni sono le seguenti:

1 si rispettano le indicazioni ministeriale della migrazione al cloud: maggiore sicurezza di quanto una singola amministrazione potrebbe garantire con risorse proprie ed utilizzo anche da remoto;

2 i documenti prodotti durante l'attività lavorativa, salvo rarissime eccezioni, devono essere consultabili (con le opportune autorizzazioni di gruppo) dal CdC, Dipartimento, Ufficio e mantenuti anche a disposizione anche dopo la chiusura dell'account dell'autore: per questo motivo vanno salvati (meglio sarebbe direttamente prodotti) nelle cartelle Drive ufficiali e condivise (il File Server in cloud della scuola);

3 la collaborazione per la stesura dei documenti a più mani supera i limiti della necessità della contemporanea presenza fisica o dello scambio come allegato alle email;

4 i documenti prodotti con le app Google mantengono in automatico storia delle versioni in caso di modifiche (delle quali risultano sempre oggetto, data ed autore);

5 la scuola dispone di un sistema di backup che archivia solo i documenti sulle cartelle Drive ufficiali e condivise (il File Server in Cloud della scuola), mentre non viene effettuato alcun backup delle cartelle nello spazio Drive personale: questo significa che una cancellazione di un documento dallo spazio Drive personale finisce nel proprio cestino di Drive ed è recuperabile entro 30 giorni dalla cancellazione, mentre se eliminato dal File Server in Cloud può essere recuperato anche dopo anni dalla cancellazione.

Lo spazio Drive personale è limitato e non infinito: se si riceve un avviso che è in esaurimento, la prima cosa da fare  è controllare che non ci siano doppioni sparsi tra le proprie cartelle, a partire dai file di più grosse dimensioni, attività periodicamente necessaria proprio per evitare di saturare lo spazio Drive (e valeva anche quando ancora si usava lo spazio fisico locale) per la quale segnalo qui una pagina di approfondimento.